1) Pokud ještě nemáte žádný e-mailový nástroj, přes který budete zasílat vaše newslettery, udělejte si důkladnou analýzu všech dostupných nástrojů a vyberte si právě ten, který vám bude pravděpodobně nejlépe vyhovovat. Některé nástroje jsou i české a mají českou podporu, což zvlášť pro začínající s e-mailingem může být výhoda.
Také se zaměřte na to, co všechno nástroj umí. Některé nástroje vám opravu usnadní práci při tvorbě šablony i následné tvorbě dalších newsletterů, jejich odesílce a následném vyhodnocení e-mailových kampaní. Díky tomu můžete snadno a rychle vytvořit pěkný a pro příjemce zajímavý e-mail.
2) I pro e-mailing platí, že v jednoduchosti je krása. Nesnažte se čtenáře zahltit přílišným textem, využívejte odkazy na stránky, kde následně najdou bližší informace či celý článek. Stejně tak to nepřehánějte s přemírou barev a spousty obrázků. Raději všeho méně než více.
3) Pokud není nutné, do hromadných e-mailů nepřikládejte přílohy. Ty zvětšují velikost e-mailu a můžete tak zhoršit možnost jeho doručení. Ideální volbou je mít potřebnou přílohu nahranou na vašem webu a do e-mailu vložit pouze proklikávací odkaz na ni. Např. pokud budete chtít rozeslat vašim zákazníkům nový katalog, jistě jej máte v online pdf verzi i na webu, vložte tedy do newsletteru odkaz na tuto verzi. Tím zlepšíte nejen doručitelnost, ale také můžete měřit prokliky a zamezíte nečitelnému a špatně zobrazenému obsahu.
4) Pokud vkládáte odkazy zvláště do tlačítek a k obrázkům, nezapomeňte je pro další mailing upravit, aby odkazovaly na správný text. Před odesláním každého newsletteru byste si proto měli zaslat vždy testovací mail a vše pořádně zkontrolovat a odkazy proklikat.
5) Vžijte se do pozice příjemce vašeho e-mailu a posuďte sami: „Je to přesně to, co mě zaujme? Otevřel bych takový e-mail? Lákalo by mě přečíst celý e-mail a proklikat se na web?
6) Před odesláním vašeho prvního newsletteru vašim zákazníkům proveďte testovací rozesílku na různé mailové klienty např. na Seznam, Gmail, Centrum. Většina e-mailových nástrojů je pro běžně využívané e-mailové klienty přizpůsobena a e-mail se v nich správně zobrazí, ale může se stát, že ne vždy právě ideálně. Nezapomeňte též zkontrolovat zobrazení e-mailu nejen na počítači, ale i v mobilu. Některé nástroje umí dobře přizpůsobit zobrazení na mobilech a některé to umí již méně. V každém případě si můžete upravit zobrazení přímo pro mobily a přímo jen pro PC apod.
Existuje také řada nástrojů, někdy přímo i v daném e-mailovém nástroji, které vám provedou test obsahu mailingu a upozorní vás na chyby. Opravdu stojí za to si před prvním odesláním otestovat obsah, předejdete tak zbytečným chybám, které mohou váš mail zařadit do složky spam, smazat jej či dokonce zablokovat váš účet.
7) Každý vámi odeslaný e-mail je systémem automaticky skenován. Proto si dávejte pozor, aby neobsahoval nepovolený a nevhodný obsah a naopak, aby obsahoval veškeré náležitosti. Pozor i na obrázky. Ani do nich nedávejte nic nevhodného, i to umí systém rozpoznat a případně podezřelý mail následně zablokovat.
8) Po odeslání vašeho prvního newsletteru nezapomeňte na jeho vyhodnocení. Podívejte se nejen na údaje o otevíranosti a míru prokliků, ale také např. na mapu toho, kam lidé v newsletteru klikali, co je zaujalo a co byste pro příště mohli vylepšit.
9) Máte vytvořenou svou novou šablonu newsletteru. Pokud posíláte více typů mailů např. i automatické e-mail pro potvrzení k odběru newsletteru a jim podobné, všechny šablony upravte stejně, aby měly stejný grafický vzhled. Této šablony se následně držte. Samozřejmě nějaké drobné grafické úpravy v ní dělat můžete (jako např. změna barvy na trochu méně výraznou), ale větších úprav se již vyvarujte do doby, kdy budete redesignovat.
Víte, co se říká: „třikrát měř, jednou řež“. To platí i zde. Šablonu mailů laďte, upravujte a testujte ještě před prvním odesláním. Není dobré poslat novou podobu vašich mailů a v další rozesílce poslat zase jinou. Příjemce by mohl být zmaten a zbytečně např. zvýšíte míru odhlášených kontaktů a ztratíte důvěryhodnost.
10) Posíláte-li váš úplně první hromadný e-mail či jste delší dobu (více jak půl roku) e-mail vašim kontaktům neposílali, jistě je vhodné se prvním mailem trochu připomenout – co děláte, a proč by právě oni měli dál odebírat váš newsletter.
